¶ Organisationen und Unterorganisationen
¶ Administratoroberfläche
Für Administratoren von Organisationen steht eine gesonderte Oberfläche zur Konfiguration bereit.
Um Zugriff auf diese Oberfläche zu erhalten, benötigen Sie folgende Informationen:
- Domäne ihrer Organisationsinstanz
- URL ihrer Administratoroberfläche
- die von Ihnen bei Bestellung angegebene Administrator Benutzerkennung
- das von Ihnen während der Bestellung vergebenen Benutzerpasswortes
Nach der Eingabe der URL, der Administrator Nutzerkennung und des Passwortes erscheint die Administrationsoberfläche Ihrer TaskCards Instanz.
Auf dieser ist es möglich Benutzer und Unterorganisationen zu verwalten, Lizenzen zu vergeben, Authentifizierungen einzustellen sowie weitere Änderungen in TaskCards vorzunehmen.
¶ Unterorganisationen und Lizenzaufteilung
Im Bereich Unterorganisationen können Sie nun durch Verwendung der Funktion "Hinzufügen" weitere Ihnen unterstellte Organisationen hinzufügen.
Unter dem Punkt Verteilung der Benutzer kann nach Erstellung eine Zuordnung der Anzahl der bestellten Lizenzen erfolgen.
¶ Organisation Benutzer
Informationen und Anleitungen zur Organisation der Benutzer finden Sie auf der separaten Seite User
¶ Authentifizierung
Unter diesem Punkt können auch zu SSO-Schnittstellen konfiguriert werden. Die Anleitung hierfür finden Sie auf der separaten Seite Single-Sign-On.
¶ Administratoren
Unter dem Punkt Administratoren können bereits erstellten Usern die Rolle Administrator zugeordnet und entfernt werden.
Hierbei erhält der zugeordnete Administrator die Rechte zur Verwaltung der aktuell ausgewählten und dieser untergeordneten Organisationen.
Über den Punkt Admin hinzufügen wird ein Suchfeld und Benutzer angezeigt, in der Suche kann hierbei nun nach der entsprechenden Benutzer gesucht werden und erhält per + Symbol die Rolle eines Administrators übergeben
¶ Unterorganisationen
Mit einem Klick auf das Dreiecksymbol vor der jeweiligen Unterorganisation öffnet sich das jeweils für diese Unterorganisation benötigte Administrations-Menü, auf welchen nun in dieser Unterorganisations-Ebene Benutzer angezeigt, Lizenzen vergeben, Einladungen verschickt, Administratoren verwaltet und weitere Unterorganisationen eingepflegt werden können.
¶ Häufig gestellte Fragen
¶ Was sagen die Regler in der Benutzer Lizenzverteilung aus?
Während Sie einen Regler verschieben, können sie beobachten, wie sich die Maximalwerte der anderen Unterorganisation jeweils erhöhen bzw. reduzieren. Denn überall gilt die Formel: "aktuell eingestellter Wert" + "freie Plätze" = "Maximalwert". Pro Regler ist links immer der Minimalwert, der Regler-Knopf in der Mitte ist der gewünschte Wert und rechts immer der Maximalwert.
Beim Verschieben eines Reglers ändert sich jeweils auch die visuelle Position von den anderen Regler-Knöpfen, weil sich der Regler-Knopf immer relativ auf der Achse zwischen Minimal- und Maximalwert befindet. Also wenn sich der Maximalwert ändert, dann ändert sich auch die visuelle Knopf-Position in relativem Bezug auf dieses Maximum, allerdings bleibt der eingestellte Absolutwert unverändert erhalten.
¶ Muß ich einen User der erstellt wurde, nachträglich noch einladen?
Zum Unterschied zwischen Benutzer einladen und Benutzer erzeugen:
Benutzer erzeugen: Ein Benutzer wird mit E-Mail-Adresse und Passwort und Organisationszuweisung erstellt und der Organisation/Unterorganisation hinzugefügt. Dabei wird eine Lizenz belegt und in der Gesamtzahl (Organisationsstruktur) um eins verringert. (Lizenz an Unterorganisation direkt vergeben)
Benutzer einladen: Es wird eine Mailadresse und eine Organisationzuweisung erzeugt und in einer sekundären Liste gespeichert.
Dabei wird kein Benutzer erstellt und keine Lizenz auf die Unterorganisation übertragen. (Die Anzahl der freien Benutzer unverändert)
Der Übergang von der sekundären Liste zur Benutzerliste erfolgt erst, wenn der Benutzer den Link anklickt ein Passwort vergibt und auf Bestätigen klickt.
Sollte ein User eingeladen werden nachdem bereits ein Account erstellt wurde, wird der Einladungslink nicht funktionieren
Empfehlung des Taskcards Teams
Entweder User erzeugen und Accountdaten dem User (per Mail/..) zukommen lassen oder Benutzer nur einladen.
¶ Ich habe versehentlich mehrfach die gleiche Mailadresse in der Einladungsliste, der User hat jetzt schon einen Account, kann ich die zu vielen Einträge in der Einladungsliste löschen oder hat dies Auswirkungen auf den Account?
Aufgrund der oben beschriebenen Trennung können Sie die Einträge in der Einladungsliste löschen, dies hat keine Auswirkungen auf den bereits erstellten Account
¶ Kann ich Unterorganisations SSO Accounts einfach in eine andere Unterorganisation verschieben?
Ein verschieben von lokalen Usern von einer Suborganisation in eine andere ist immer über das Administratorpanel möglich, ebenso wie die Änderung der Mailadresse und des Passwortes.
Bei SSO Accounts hingegen wird die Benutzersteuerung über das jeweilige SSO verwaltet. Dies bedeutet, innerhalb TaskCards existiert für diesen Nutzer nur noch die vom SSO System vergebene Kennung und kein Passwort mehr. Daher ist es bei einem solchen Benutzer nicht möglich, den Benutzernamen, das Passwort oder die Mailadresse innerhalb der Administratoroberfläche zu ändern, da das SSO System dies übernimmt (Passwortrücksetzungen müssten dann auch durch das SSO erfolgen, da das SSO diese Werte innehat).
Da jede SSO Unterorganisation ein eigenes SSO System hat, würde somit ein verschobener SSO User noch existieren, daher, dass aber das SSO-System den Zugriff nur in der ihm zugeteilten Suborganisation anmelden kann, diesen dort aber nicht mehr findet, wird ein Fehler zurückgemeldet.
In der neuen Organisation des verschobenen SSO Users hingegen wäre ein anderes SSO System oder lokale Anmeldung "zuständig". Da der SSO Account aber den Zugriff mit seiner ID und gewohnten SSO System erwartet und eine Änderung nur "durch sein System" zulässt, müsste an dieser Stelle von uns eingegriffen werden.
Durch uns würde der jeweilige SSO Benutzer Backend seitig vom alten SSO System entkoppelt, auf lokalen Nutzer umgestellt und könnte (bei gleicher Mailadresse wie in neuem SSO System) neu gemappt werden (Prüfung und Abgleich der Mailadresse und Vergabe der neuen SSO ID).
Eine Unterstützung unsererseits würde daher nur notwendig, wenn ein SSO Account in eine Suborganisation mit lokaler Anmeldung oder von einem SSO Account in eine Suborganisation mit anderem SSO Client stattfindet.
In diesen Fällen können Sie sich immer gerne melden.